Office manager externalisé : le back-office administratif des entreprises BTP et de la construction

C'est un prestataire qui prend en charge, à distance et de façon récurrente, le back-office administratif d'une entreprise de la construction : montage des appels d'offres, suivi des marchés et de la sous-traitance, gestion des assurances et des qualifications, administration courante, RH et moyens généraux. Contrairement à un secrétariat généraliste, il maîtrise les pièces et les obligations propres au secteur (DC1/DC4, agrément des sous-traitants, décennale, qualifications). L'entreprise dispose ainsi d'une fonction office manager sans embaucher.

Une assistante administrative généraliste traite le courrier, la saisie et l'agenda. Un office manager externalisé spécialisé construction intervient sur des objets techniques à enjeu : un dossier de candidature à un marché public, un agrément de sous-traitant au sens de la loi du 31 décembre 1975, le suivi d'une retenue de garantie, l'échéancier d'une assurance décennale. Ce sont des sujets où une erreur ou un oubli a un coût direct — candidature écartée, paiement bloqué, couverture rompue.

Oui. Nous constituons le dossier de candidature complet : formulaires DC1 (lettre de candidature), DC2 (déclaration du candidat), ATTRI1, DC4 (déclaration de sous-traitance) et formulaire DUME le cas échéant. Nous rassemblons les attestations de régularité fiscale et sociale, le Kbis et les justificatifs de qualification, mettons en forme les pièces et procédons au dépôt dématérialisé sur le profil acheteur. Le mémoire technique reste rédigé par vos équipes techniques ; nous en assurons la mise en forme et la cohérence administrative.

Oui. La sous-traitance dans le BTP est encadrée par la loi n° 75-1334 du 31 décembre 1975 : tout sous-traitant doit être présenté au maître d'ouvrage et agréé, et ses conditions de paiement validées. Nous préparons les demandes d'agrément, suivons le paiement direct lorsque les conditions sont réunies, et tenons à jour les pièces de chaque sous-traitant (assurances, régularité). C'est un domaine où le défaut de formalisme expose à des litiges et à des risques de requalification.

Oui. L'assurance décennale est obligatoire pour les constructeurs (loi Spinetta du 4 janvier 1978, articles 1792 et suivants du Code civil, et obligation d'assurance de l'article L. 241-1 du Code des assurances). Nous tenons l'échéancier de vos polices — décennale, responsabilité civile professionnelle, dommages-ouvrage, garantie MAF pour les architectes —, produisons les attestations à jour à chaque demande de marché et anticipons les renouvellements pour éviter toute rupture de couverture.

Oui. Nous constituons et suivons les dossiers de qualification — Qualibat pour les entreprises du bâtiment, OPQIBI pour l'ingénierie, OPQTECC pour l'économie de la construction — ainsi que leurs reconductions annuelles. Une qualification non maintenue peut fermer l'accès à certains marchés ; nous tenons l'échéancier pour qu'elle reste valide.

Non. L'intendance administrative peut être souscrite indépendamment de la mission d'expertise comptable. En pratique, l'articulation est plus fluide lorsque nous tenons aussi votre comptabilité — nous préparons directement les bonnes pièces, sans double saisie — mais ce n'est pas un prérequis. Un premier échange permet de cadrer le périmètre adapté à votre organisation.

Nous commençons par un diagnostic de votre back-office actuel, puis nous cartographions les tâches, les échéances et les pièces, et reprenons l'existant (dossiers en cours, échéanciers d'assurance et de qualification). Vient ensuite le run mensuel récurrent, puis une phase de structuration où nous documentons les procédures. L'objectif est qu'aucune échéance ne tombe pendant la transition.